Číselné řady

Nastavení číselných řad pro potřeby agend faktur vydaných, příjatých, účetních dokladů atd.

Číselná řada má název, který se skládá z uvozujícího prefixu, vlastního čísla a závěrečného sufixu. Délku čísla si můžeme určit.

Volná čísla

V počítačové síti při práci více uživatelů současně je situace s přidělováním čísel komplikovanější. Uživatel si může při vystavování dokladu rozmyslet přidávání nového záznamu a přiděléné číslo by vytvořilo v číselné řadě mezeru. Proto se toto číslo pouze vypůjčí a zapíše se až při uložení nového záznamu. Pokud si uživatel přidávání dokladu rozmyslí, přidělené číslo se vrátí do zásobníku volných čísel a při dalším přidávání dokladu libovolným uživatelem v síti, program přidělí namísto dalšího čísla toto volné číslo.

Každý typ dokladu má své vlastní číslování. Faktury vydané tak mohou mít jinou číselnou řadu, než faktury přijaté. Některé agendy, jako právě faktury přijaté, mohou mít více Knih, z nichž každá z nich bude mít jiné číslování.

Seznam Číselných řad je pevně dát programem a záznamy nelze mazat ani přidávat.

Prefix a Sufix – Číslo dokladu není jenom prosté Číslo, ale může mít před sebou i za sebou další identifikátory, které nazýváme:

• Prefix – to, co je před vlastním číslem dokladu a
• Sufix – to, co je za číslem dokladu.

Zástupné znaky – Do Prefixu i Sufixu můžeme vložit zástupné znaky RRRR, RR, MM nebo mm. Tyto znaky jsou při generování čísla nahrazeny účetním rokem v dlouhém nebo krátkém tvaru (např. 2022 nebo 22). Obdobně MM vygeneruje měsíc v dlouhém tvaru (v březnu např. 03) nebo mm (v březnu 3).

V Prefixu i Sufixu můžeme použít i písmena a znaky.

Vlastní číslo může mít nastavenu minimální Délku a pak se číslo doplní na tuto délku vedoucími nulami.

Vlastní číslo je Další číslo, tzn. číslo, které bude teprve použito.

Kombinací Prefixu, Dalšího čísla, Délky čísla a Sufixu můžeme vytvářet komplexní čísla dokladů.

Prefix	Další číslo	Délka	Sufix	Vytvoří číslo dokladu
FP1-	56	4	-RRRR	FP1-0056-2022
nic	789	2	-MM/RR	789-03/22
FP-	9866	0	-TELC	FP-9866-TELC

Volná čísla – Toto pole většinou nebudeme zadávat, ani upravovat. Týká se práce s doklady v počítačové síti.

Pokud začne uživatel přidávat nový doklad, vygeneruje se mu nové číslo dokladu a z něj případně další údaje, jako např. variabilní symbol. V síti může být přihlášen jiný uživatel, který provede totéž přidání dokladu ze stejné agendy a knihy, a vygeneruje se mu další nové číslo.

Komplikace nastává v okamžiku, kdy se první uživatel rozhodne doklad neuložit a přeruší práci. Dopředu vygenerované číslo by tak propadlo a v číselné řadě by vznikla díra. Abychom tomu zabránili, vracíme již vygenerované, ale nepoužité číslo k dalšímu využití a ukládáme ho do pomyslného zásobníku nazvaného Volná čísla, ze kterého si kterýkoliv uživatel číslo prioritně vyzvedne. Program se nejdříve podívá do zásobníku Volná čísla a jestli je tam číslo k dispozici, použije jej.